Was macht ein erfolgreiches Projekt aus?

Um die Erfolgsfaktoren zu ermitteln sollte zunächst folgende Frage geklärt werden: Was ist ein Projekt und warum gibt es Projekte?

Ein Projekt ist der Versuch mit vorgegebenen Ressourcen wie Zeit, Geld und Personal eines oder mehrere bestimmte Ziele zu erreichen. Im Gegensatz zu einem Prozess wird bzw. sollte ein Projekt in der Regel nur einmal durchgeführt werden. Projekte haben Ihre Daseinsberechtigung also durch ihre klare Ausrichtung auf einmalig zu erreichende Projektziele und einen vorgegebenen Umsetzungszeitraum. Sie lassen sich in der Regel eindeutig vom sogenannten "Tagesgeschäft" abgrenzen.

Welche Aufgaben hat der Projektleiter und wie läuft ein Projekt bestenfalls ab?

Der Projektleiter sollte für ein erfolgreiches Projektmanagement die Umsetzung der folgenden Aufgaben beherzigen:

1. Projektdefinition

  • Definition der zu erreichenden Ziele und wichtige Meilensteine
  • Analyse der Ausgangssituation
  • Grobplanung (inkl. Ressourcen)
  • Projektorganisation

2. Projektdurchführung:

  • Detailplanung
  • Kick-Off Meeting zum Start des Projektes
  • Auftragsvergabe (intern / extern)
  • Teamentwicklung
  • Teamsteuerung & regelmäßige Kommunikation

3. Projektcontrolling:

  • Erfolgskontrolle anhand der zuvor definierten Ziele
  • Projektdokumentation
  • Qualitätsmanagement

4. Projektabschluss:

  • Endabnahme durch den Auftraggeber
  • Entlastung der Beteiligten
  • Berichte und Präsentationen

Was ist das magische Dreieck im Projektmanagement?

Das magische Dreieck soll den Zusammenhang der wesentlichen Erfolgsfaktoren für ein Projekt darstellen. Es soll bewusst machen, dass alle Faktoren bei der Planung und Durchführung eines Projektes berücksichtigt werden sollten. Beispiel: Eine bewusste Entscheidung eine niedrige Qualität zu erzielen ist OK, wenn dies aber auf Grund mangelnder Zeit oder mangelnden Kapitals eintritt, dann sollte darüber nachgedacht werden, welche Ressource die Qualität maßgeblich beeinflusst. Davon ausgehend kann eine angepasste Planung zu einem besseren Projektergebnis mit höherer Qualität erzielt werden.

Dreieck Qualität Zeit Kosten - Projektmanagement

Was ist wichtig für den Erfolg eines Projektes?

Laut verschiedener Studien sind vor allem folgende fünf Faktoren maßgeblich für Erfolg oder Misserfolg eines Projektes:

  • Unterstützung durch das Top-Management
  • Einsatz geeigneter Methoden
  • Qualifizierung der Projektleitung und des Projektteams
  • Organissationsstruktur
  • Sinnvoller Einsatz von Projektmanagementsoftware

Neben diesen Faktoren wird auch immer wieder genannt, dass gemeinsame Ziele und ein gutes Team für den Projekterfolg wichtig sind. Durch eine gute Kommunikation werden die Projektaufgaben und Ziele im Projektteam deutlich gemacht. Gleichzeitig kann der Projektleiter durch individuelle Kommunikation helfen Hürden bei der Umsetzung aufzudecken. So ist es möglich frühzeitig unterstützen oder gar intervenieren zu können. In der Regel sind Projektteams durch ihre Abhängigkeiten untereinander nur so stark, wie das schwächste Glied.

Häufig wird bei der Projektplanung auch vergessen projektübergreifend Urlaubszeiten und mögliche Krankheitstage zu planen, damit Abhängigkeiten nicht zu Verzögerungen führen und damit die ursprünglich gesetzen Ziele gefährden.

Sollen interne Mitarbeiter oder externe Unternehmensberater ein Projekt umsetzen?

In vielen Fällen ist es nicht sinnvoll die eigenen Mitarbeiter mit zusätzlichen Projekten zu belasten. Herausforderungen sind gut, dabei sollte aber Maß gehalten werden.

Auch das Argument "Wissen in der eigenen Firma halten" zu wollen, erscheint nur auf den ersten Blick richtig. Zu einem guten  Projekt gehört auch eine gute Dokumentation und die sollte unabhängig von dem Einsatz interner oder externe Ressourcen erfüllt werden. Nur so bleibt das Wissen in dem eigenen Unternehmen. Externe Unternehmensberatungen, aber auch Mitarbeiter, bleiben in der Regel nicht auf Dauer in einem Unternehmen oder an der Position, für die das Projektwissen relevant ist.

Interne Mitarbeiter besitzen den Vorteil, dass Sie das Unternehmen "wie es tickt", Hierarchien und Besonderheiten bereits kennen, sie sind mit der Materie vertraut. Externe Projektleiter und Berater dagegen müssen sich einarbeiten, sind aber keinesfalls "betriebsblind" und können somit auch einen objektiveren  Blick auf bestehende Gegebenheiten werfen. Gerade in Change-Projekten ist dies von Vorteil.

Weitere Informationen wann und warum sich ein externer Unternehmensberater oder Projektmanager lohnt, können Sie hier erfahren.

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