Die Projektmanagementmethode PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) bietet viele Vorteile. Diese ergeben sich nicht zuletzt aus den sieben Grundprinzipien der Methode.
1. Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung
Projekte nach PRINCE2 werden stetig im Sinne der fortlaufenden geschäftlichen Rechtfertigung geprüft. Dabei aktualisiert man bei jedem Phasenübergang den Business Case des Projekts und klärt folgende Fragen:
Ist das Projekt realisierbar?
Lohnt sich das Projekt (immer noch)?
Ist das Projekt darüber hinaus auch wünschenswert?
Ziel dieser regelmäßigen Betrachtung ist es, sicher zu stellen, dass das Projekt immer noch einen klaren Nutzen bringt. Andererseits erkennt man frühzeitig, ob es mehr Sinn macht das Projekt vorzeitig zu beenden. Somit wird die Verschwendung von Zeit, Ressourcen und Budget verhindert.
2. Lernen aus Erfahrungen
PRINCE2 beinhaltet Best Practices und berücksichtigt Erfahrungen aus vergangenen Projekten. Zudem wird im laufenden Projekt großer Wert auf das Erfassen und Weitergeben von wichtigen Erkenntnissen gelegt. Hierdurch wächst der Erfahrungsspeicher immer weiter. Dieses kontinuierliche Lernen aus Erfahrungen ist die Grundlage für stetige Verbesserungen und das Verhindern von Problemen.
3. Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten
Die Verantwortlichkeiten und Rollen sind gemäß der vier Managementebenen nach PRINCE2 klar definiert. Die Ebenen sind: Unternehmen, Lenken, Managen, Liefern.
Das Unternehmens- oder Programmmanagement gibt den Rahmen für das gesamte Projekt vor. Es benennt einen Auftraggeber und erteilt ihm die Anweisung das Projekt vorzubereiten.
Der Lenkungsausschuss handelt auf der Ebene Lenken. Er ist verantwortlich für den Projekterfolg und vertritt die Interessen aller Stakeholder. Diese sind Kunden, Lieferanten und Auftraggeber.
Hauptakteur auf der Ebene Managen eines Projekts ist der Projektmanager. Er ist verantwortlich für das Tagesgeschäft. Er stellt die Einhaltung von Toleranzen und die Lieferung der Produkte sicher.
Der Teammanager ist auf der Ebene Liefern verantwortlich. Er sorgt dafür, dass die Produkte, die vom Projektmanager definiert wurden, in Time, Budget & Quality erbracht werden.
Diese klar definierten Aufgaben und Verantwortungsbereiche kommen einer reibungslosen und sehr gut strukturierte Projektsteuerung zu Gute.
4. Steuern über Managementphasen
Das Projektmanagement nach PRINCE2 sieht das Steuern eines Projekts in Phasen vor. Die Phasen beinhalten wiederum mehrere Prozesse. Dabei muss ein Projekt aus mindestens zwei Phasen bestehen: der Initiierungsphase und einer Managementphase.
Somit splittet man das Projekt in gut steuerbare Teile. Die Detailplanung erfolgt nur für die nächste Phase und nicht für das ganze Projekt. Dieser detaillierte Phasenplan berücksichtigt vorhandene Ergebnisse und Erfahrungen. Der Lenkungsausschuss prüft den Plan und gibt ihn frei. Hierdurch stellt er sicher, dass eine richtungsweisende Planung für die nächste Projektphase vorhanden ist.
5. Steuern nach dem Ausnahmeprinzip
Die Steuerung von PRINCE2 Projekten erfolgt nach dem Ausnahmeprinzip. Kurz gesagt, gibt es auf jeder Managementebene Toleranzbereiche. In diesen Bereichen handeln und entscheiden die Verantwortlichen eigenständig.
Das Unternehmens- oder Programmmanagement bestimmt die Toleranz für das ganze Projekt.
Der Lenkungsausschuss bestimmt die Phasentoleranz.
Der Projektmanager bestimmt die Toleranz für Arbeitspakete.
Nur, wenn diese Toleranzen überschritten werden, wird ein Ausnahmeplan erstellt bzw. außerordentliche Meetings einberufen. Steuern nach dem Ausnahmeprinzip verhindert also den gefürchteten Death by Meeting. Es ermöglicht eine effiziente Nutzung von Zeit und Ressourcen, ohne Gefahr zu laufen, dass man die Kontrolle über das Projekt verliert.
6. Produktorientierung
Die Erstellung der Produktbeschreibung des Projektendproduktes findet schon während der Vorbereitung eines Projekts nach PRINCE2 statt. In dieser Beschreibung wird definiert, was das Projekt liefern soll. Darauf basierend werden im Produktstrukturplan alle Management- und Spezialisten-Produkte gelistet. Hierauf folgt die Erstellung entsprechender Produktbeschreibungen. Überdies auch das Aufzeigen von Abhängigkeiten im Produktflussdiagramm.
Produkte können sowohl Gegenstände als auch Dienstleistungen sein. Erst, wenn alle Produkte des Projekts geplant sind, werden Arbeitspakete und Aktivitäten abgeleitet. Diese produktorientierte Planung ermöglicht eine gute Einschätzung des ganzen Projektumfangs. Zudem wird das Risiko, wichtige Aspekte bei der Projektplanung zu vergessen, reduziert.
7. Anpassung an die Projektumgebung
Jedes Projekt hat spezielle Anforderungen, die erfüllt werden müssen. PRINCE2 ist eine Projektmanagementmethode, die sehr gut skalierbar und vielfältig einsetzbar ist. Sie gibt einen Rahmen vor, der an die individuellen Ansprüche jeder Projektumgebung (z.B. hinsichtlich Umfang und Komplexität) anpassbar ist.
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