Stammdaten im ERP-System – Shit in, shit out

Kennst du das? Du bestellst online ein Produkt – sagen wir ein neues Gerät, ein Ersatzteil oder etwas fürs Smart Home – und bist schon voller Vorfreude. Doch beim Auspacken merkst du: Es fehlt etwas. Oder schlimmer noch: Es wurde dir etwas komplett Falsches geliefert. Der Kundenservice erklärt dir nach langer Wartezeit, dass „im System wohl etwas durcheinandergeraten ist“. Ein klassischer Fall von falschen oder unvollständigen Daten.

Diese Situationen begegnen uns nicht nur im Alltag, sondern ständig in SAP-Projekten. Denn selbst perfekt geplante Prozesse, moderne Module oder automatisierte Workflows scheitern, wenn die zugrunde liegenden Stammdaten nicht stimmen. Was für den Endkunden ärgerlich ist, kann im Projekt massive Verzögerungen, Zusatzkosten und Frust auslösen – sowohl beim Projektteam als auch beim Kunden.

Warum Stammdaten entscheidend sind – und warum sie oft unterschätzt werden

Fehlerhafte Stammdaten verursachen nicht nur kleine Irritationen, sondern können ganze Prozessketten lahmlegen. Doch bevor wir darüber sprechen, was schiefläuft, lohnt ein kurzer Blick darauf, was Stammdaten überhaupt sind.

Stammdaten sind die grundlegenden, stabilen Informationen, auf denen alle SAP-Prozesse basieren. Dazu gehören unter anderem:

• Materialstammdaten: Maße, Gewichte, Beschreibungen, Dispositionsarten, Lieferzeiten

• Kundenstammdaten: Adressen, Ansprechpartner, Zahlungs- und Lieferbedingungen

• Lieferantenstammdaten (Kreditoren): Bankverbindungen, Bestellkonditionen, Steuerdaten

• Arbeitspläne & Stücklisten: Fertigungsinformationen

• Kontenpläne & Kostenstellen: kaufmännische Grundstrukturen

  
  

Wenn diese zentralen Daten unvollständig, widersprüchlich oder schlicht falsch sind, können sich Fehler explosionsartig durch das gesamte System ziehen. Jede SAP-Transaktion, jeder Workflow, jeder Automatismus greift auf genau diese Stammdaten zu. Sind sie sauber, laufen Prozesse leise, stabil und weitgehend ohne manuelle Eingriffe. Sind sie fehlerhaft, entstehen Ausnahmen, Sonderbuchungen, Korrekturläufe und teure Schleifen, die viel Zeit und Ressourcen verschlingen.

„Shit in, shit out“ – wie schlechte Stammdaten SAP-Prozesse blockieren

Der Satz ist grob, aber wahr: Ein System kann nur so gut sein wie die Daten, mit denen es arbeitet. In SAP zeigt sich das schnell:

• Unvollständige Materialstämme verhindern automatische Disposition.

• Fehlerhafte Kundenstämme erzeugen Lieferfehler und Retouren.

• Inkonsistente Kreditorenstämme führen zu Zahlungsproblemen.

• Uneinheitliche Klassifikationen machen Reporting unmöglich.

All dies wurzelt in mangelhaften Stammdaten. Und jedes Mal, wenn ein Prozess stockt, wird sichtbar, wie wichtig Datenqualität für den Unternehmenserfolg ist. Stammdaten sind kein IT-Thema, sondern ein integraler Bestandteil jeder Wertschöpfung.

Aus Kundensicht sind solche Fehler weit mehr als nur ein kleiner Ärger. Du hast vielleicht ein wichtiges Meeting vorbereitet, ein Installationsfenster geplant oder brauchst das Produkt für ein laufendes Projekt. Jeder Tag Verzögerung kostet Zeit, Nerven – und oft auch Geld. Und das Schlimmste: Du kannst als Kunde nicht einmal nachvollziehen, wo es genau hakt. Du siehst nur das Ergebnis.

Genau so fühlen sich viele Fachbereiche in SAP-Projekten. Sie verlassen sich darauf, dass das System „einfach funktioniert“. Dass Bestellungen sauber laufen, Materialien eindeutig sind, Preise stimmen, Lieferanten korrekt angelegt sind. Doch wenn grundlegende Stammdaten fehlen oder falsch gepflegt sind, entsteht für den Kunden – egal ob intern oder extern – das gleiche Gefühl wie bei der falsch gelieferten Bestellung: „Warum funktioniert das nicht? Warum dauert das so lange? Und warum muss ich mich jetzt darum kümmern?“

So stellst du Datenqualität langfristig sicher – gepflegte Stammdaten sind der Schlüssel

Um „Shit in, shit out“ zu vermeiden, gilt es, Stammdaten strategisch zu managen:

1. Klare Verantwortlichkeiten – wer pflegt welche Stammdaten?

2. Governance-Regeln – verbindliche Vorgaben, Prüfroutinen und Workflows.

3. Automatisierte Checks – Validierungen und Tools in SAP nutzen.

4. Regelmäßige Bereinigung – besonders vor Migrationen oder größeren Projekten.

5. Schulungen & Awareness – Datenqualität ist ein Unternehmensprozess.

Wenn du deine SAP-Prozesse stabilisieren, Migrationen sauber durchführen oder die Qualität deiner Stammdaten nachhaltig verbessern möchtest, unterstützen wir dich gerne. Bei perinco begleiten wir Unternehmen seit Jahren dabei, Stammdaten professionell aufzubauen, sicher zu migrieren und langfristig zu steuern. Wir bieten praxisnahe Beratung, klare Methodik und echte Entlastung im Projektalltag. Schau gerne in unsere SAP-Services oder melde dich direkt bei uns, wenn du Unterstützung brauchst. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass „Shit in, shit out“ bei dir der Vergangenheit angehört – und deine Stammdaten zum Erfolgsfaktor werden.