Externe Projektleitung: 5 Vorurteile mit denen wir aufräumen

Die Wahl zwischen interner und externer Projektleitung ist eine zentrale Entscheidung für viele Unternehmen. Beide Modelle bringen Vorteile mit sich und die richtige Wahl hängt oft von den spezifischen Anforderungen des Projekts und der Unternehmenskultur ab. Einige Unternehmen setzen komplett auf die Expertise einer externen Projektleitung – andere stehen dieser eher kritisch gegenüber. In diesem Artikel beleuchten wir fünf kontroverse Perspektiven und räumen mit den oft negativen Vorurteilen gegenüber externen Projektleitungen auf.  

Externe Projektleitung

1. "Eine externe Projektleitung ist zu teuer und ineffizient – oder?"

Ein weitverbreitetes Vorurteil ist es, dass eine externe Projektleitung höhere Kosten verursacht und ineffizient ist, da sie sich erst in bestehende Strukturen einarbeiten muss. Die Angst vor Budgetüberschreitungen ist groß.

Diese Angst ist in den meisten Fällen unbegründet: Eine externe Projektleitung übernimmt dank ihrer umfangreichen Erfahrung aus einer Vielzahl an Projekten schnell die operative Verantwortung für das Projekt. Neben ihrer Expertise bringt eine externe Projektleitung auch Best Practices aus anderen Branchen und Unternehmen mit. Dank dieser Kenntnisse vermeidet sie kostspielige anfängliche Fehler und sorgt sowohl für eine strukturierte als auch effiziente Umsetzung des Projekts. Eine externe Projektleitung ist es gewohnt, innerhalb festgelegter Budgets und Zeitpläne zu arbeiten. Ihr Erfolg wird oft an der Einhaltung dieser Vorgaben gemessen, wodurch das Risiko von Budgetüberschreitungen minimiert wird. Darüber hinaus trägt der Auftraggeber keine Urlaubs- oder Krankheitstagekosten. Externe Projektleitungen stellen somit nicht nur ein geringeres Kostenrisiko dar, sie bieten dem Unternehmen auch eine hohe Skalierbarkeit, ohne zusätzliche Personalressourcen zu binden.

2. "Eine externe Projektleitung ist im Unternehmen nicht gut vernetzt – ein Nachteil?"

Besonders in Unternehmen mit komplexen Hierarchien kann ein gut gepflegtes internes Netzwerk hilfreich sein, um Projekte voranzutreiben. Eine externe Projektleitung verfügt nicht über diese notwendigen langjährigen Beziehungen zu internen Stakeholdern, Führungskräften und dem Team.

Auf der anderen Seite ist eine erfahrene externe Projektleitung schnell einsatzfähig, da sie von außen in das Projekt kommt und unabhängig von internen Hierarchien oder politischen Strukturen agiert. Durch diese Unabhängigkeit trifft sie Entscheidungen schnell und objektiv und hinterfragt gewohnte Abläufe. Besonders in Unternehmen, die sich in einer Transformationsphase befinden oder ihre Prozesse optimieren wollen, kann eine externe Projektleitung wertvolle neue Impulse liefern.

3. "Eine externe Projektleitung handelt im eigenen Interesse und nicht für das Unternehmen – wahr oder nicht?“

Manche Unternehmen befürchten, dass eine externe Projektleitung weniger loyal ist und nicht immer im besten Interesse der Firma handelt – schließlich ist sie nur für das Projekt beauftragt. 

Oftmals ist das Gegenteil der Fall, denn der Erfolg einer externen Projektleitung ist direkt an der erfolgreichen Umsetzung des Projekts und der Zufriedenheit des Auftraggebers angeknüpft. Sie ist daran interessiert das Unternehmen und dessen Ziele zu verstehen und im Einklang mit diesen zu arbeiten.

4. "Eine externe Projektleitung ist nur eine kurzfristige Lösung oder bietet sie auch langfristig einen Mehrwert?"

Ein weiteres Vorurteil ist, dass eine externe Projektleitung nur kurzfristige Lösungen bietet und wenig zum langfristigen Erfolg beiträgt. Nach Abschluss des Projekts fehle ihr die Bindung an das Unternehmen, wodurch die Verantwortung für langfristige Integration oft beim Unternehmen bliebe.

Es stimmt, dass eine externe Projektleitung zwar in erster Linie die kurzfristige, professionelle Steuerung eines Projektes übernimmt – sie liefert aber auch langfristigen Mehrwert. Ihre Arbeit legt den Grundstein für den langfristigen Erfolg des Unternehmens, indem sie effiziente Prozesse und nachhaltige Lösungen kurzfristig umsetzt, welche auch über das einzelne Projekt hinaus wirken. Durch ihre Expertise und objektive Perspektive kann sie nicht nur das Projekt erfolgreich umsetzen, sondern auch wertvolle Best Practices und optimierte Prozesse in das Unternehmen einbringen. Ihre effiziente Arbeitsweise und der Fokus auf klare Ziele können langfristige Veränderungen anstoßen, die auch über das Projekt hinaus positive Auswirkungen auf die Unternehmensstruktur und -kultur haben.

5. "Eine externe Projektleitung verdrängt interne Expertise oder wird sie durch externe Expertise ergänzt?"

Manche Unternehmen befürchten, dass interne Expertise durch eine externe Projektleitung verdrängt wird, wenn sie ohne enge Zusammenarbeit mit dem Team oder Wissenstransfer agiert. Das interne Team wird möglicherweise weniger eingebunden, was wiederum zu Spannungen und einem Verlust an Autonomie führen kann.

Wir denken, dass eine externe Projektleitung interne Expertise ergänzt, indem sie frische Perspektiven und bewährte Best Practices aus anderen Projekten und Branchen mitbringt. Sie arbeitet Hand in Hand mit dem internen Team, um Lücken zu schließen und die Effizienz zu steigern, ohne die vorhandene Expertise zu verdrängen. Dadurch wird das Unternehmen in seiner Gesamtheit gestärkt. Eine externe Projektleitung bindet interne Mitarbeitenden aktiv ein und befähigt sie, neue Methoden und Prozesse kennenzulernen. Die Integration externer Expertise verdrängt daher nicht das interne Know-how, sondern ergänzt und erweitert es nachhaltig.

Fazit: Es gibt sie, die Vorurteile gegenüber einer externen Projektleitung – betrachtet man diese aber genauer, erweisen sie sich oft als unbegründet. Die Beauftragung einer externen Projektleitung ist eine effiziente Investition. Unternehmen, die auf eine externe Projektleitung setzen, profitieren von Erfahrung, Unabhängigkeit, Transparenz und Effizienz. Trotz fehlender interner Unternehmenskenntnis ist sie schnell einsatzfähig, handelt unabhängig von internen Strukturen und setzt neue Impulse. Kritische Einwände lassen sich durch die kluge Auswahl und eine gute Integration externer Consultants ausräumen. Wer Projekte erfolgreich und zielgerichtet steuern will, sollte eine externe Projektleitung als wertvolle Option in Betracht ziehen.

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